Operações Prediais

10/07/2014 15:16

Muitas empresas oferecem  serviços de Gestão Predial. Vamos entender melhor o que é isso.

Gestão Predial ou tambem como é conhecido como Gestão de Propriedades ou do ingles Property management é a atividade de gerenciar as operações prediais em edificios comerciais ou residenciais.

As atividades que são gerenciadas incluem a manutenção predial, a segurança patrimonial (incluindo vigilância e controle de acesso), Gestão de contratos (terceirizados de mão-de-obra - fornecimento de serviços e materiais), financeiro (contas a pagar/receber, notas fiscais, aporte de condomínio, etc), portaria, estacionamento, controle de estoque (de materiais de limpeza, manutenção e escritório), de controle de documentação referente ao Edifício, de controle de consumo de água e energia, de planejamento de atividades nas áreas comuns do Edifício, serviços de cotações, BMS, HVAC, etc.

Mas não confunda Gestão Predial com Facilities. São diferentes e muitas empresas possuem dois contratos distintos: Gestão Predial e outro para Facilities.

A parte interessante é que aqui no Brasil poucas empresas possuem sistemas de gestão apropriados e desenhados para este fim específico, inclusive muitas das multinacionais do setor.

Algumas até cometem o absurdo de anunciar aos seus clientes que possuem "Sistemas de Gestão" (e o  fazem por escrito e em contrato) quando na verdade o que possuem são dezenas de planilhas do Excell, nenhuma delas conectada via algum BD ou interligadas, chegando inclusive a ter mais de 5 versões diferentes da mesma planilha num mesmo contrato.

Não pensem que eu tenho algo contra o uso do Excell, mas este está longe de ser um "sistema de Gestão". Planilha eletrônica é planilha eletrônica e ponto final. Pode ter até macros, scripts, menus, ser colorida e cheia de enfeites mas continua sendo uma planilha eletrônica. 

O Gestor Predial tem a difícil tarefa de ficar navegando por dezenas de planilhas Excell, cuidando para não se perder entre as diferentes versões e sendo obrigado a transcrever tudo quando alguém da matriz resolve lançar uma nova versão da planilha (que normalmente chega ao gestor "em branco").

Já conheci mutinacionais do setor realizando "planejamento" da implantação e montando o Gantt no Excell "pintando" o fundo das células da planilha, numa demonstração clara de falta de conhecimento em ferramentas específicas. Perguntei ao pessoal se conheciam MSProject e percebi que eu estava falando de um assunto desconhecido por todos ali.

Já se perguntaram o motivo? Bem, posso arriscar um palpite: Um sistema envolve desenvolvimento, o que na verdade é um investimento. Mesmo os sistemas mais simples requerem conhecimento de programação ou conhecimento em banco de dados e não são todos os gestores com esse conhecimento à disposição e tempo para desenvolver. As empresas também parecem não ter interesse em investir nesse sistema de gestão.

Mas não é impossível. Veja o exemplo que está em fase de desenvolvimento e tem a finalidade de eliminar as planilhas Excell e concentrar a maior parte das informações em uma única base de dados:

Observe que 4 planilhas normalmente em Excell já estão no sistema: Controle de documentação, Controle de contratos, Leitura de Agua e Leitura de Energia (consumo).

Veja a tela de DOCUMENTOS:

Nesta tela acima voce percebe que uma linha de código preenche o Status do documento, indicando se esta vencido ou perto do seu vencimento, inclusive com o uso de côres, como um semáforo. Isso facilita o dia a dia do gestor. Basta ver o que esta em vermelho ou amarelo para ter atenção.

Agora veja como fariamos o controle de consumo de água:

Parece simplista demais, mas espere um pouco. Deixe-me mostrar mais alguns recursos.

Observe abaixo o gráfico de consumo, onde temos inclusive a curva de tendencia (em azul) e as caixas de seleção do gráfico por meses ou intervalo de datas:

Então é possível ter algo também para consumo de energia:

Um sistema dedicado de gestão predial pode inclusive fornecer relatórios com apenas um clique:

Além claro de poder utilizar filtros, ordenar, localizar registros, etc. São tantas as vantagens que não é possível demonstrar todas aqui.

Em breve postarei mais telas do sistema com novas funções. Até mais!